Information nach Art. 13 DSGVO zum Videokonferenzsystem Cisco Webex

Datenschutzhinweise zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Nutzung des Videokonferenzsystems Cisco Webex bei der HDP GmbH (Art. 5 in Verbindung mit Art. 13 DSGVO)

Die HDP GmbH verarbeitet personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Durchführung von Webmeetings (Videokonferenzen, Telefonkonferenzen, Online-Meetings) unter Einsatz von „Cisco Webex“.

„Cisco Webex“ wurde von der HDP GmbH über die Telekom Deutschland GmbH beschafft. Die Webex Konferenz- und Kollaborationslösungen werden durch die Firma Cisco Systems, Inc. mit Hauptsitz in den USA erbracht. Zwischen der HDP GmbH und der Telekom wurde eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) geschlossen.

Darüber hinaus gelten die Datenschutzerklärungen der „Telekom Deutschland GmbH“ (https://konferenzen.telekom.de/rechtliches/webex-datenschutz), sowie der Firma „Cisco Systems, Inc.“ (https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html).

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist:
HDP Gesellschaft für ganzheitliche Datenverarbeitung mbH Karl-Heinz-Kipp-Straße 24
55232 Alzey
Geschäftsführer: Frank Pusch

Ansprechpartner vor Ort:
Otto F. W. Herrmann,
Tel: 06731-990-451, xHerrmann@hdpgmbh.de

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:
Udo Keuter, BG Verkehr
datenschutz@hdpgmbh.de

2. Umfang der Verarbeitung

Bei der Nutzung von „Cisco Webex“ werden verschiedene Arten personenbezogener Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt dabei davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Webmeeting machen und welche Einstellungen Sie vornehmen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

  • Registrierungsinformationen (E-Mailadresse, Aktivierungscodes, Konferenzcodes, Benutzername, Kennwort, Vorname, Nachname, Firmenname, Organisations-ID, „Universal Unique Identifier“)
  • Konfigurations- und Kommunikationsdaten (Gerätename, Geodaten, IP-Adresse, „User Agent Identifier“, Operating System Type und Version, Client Version, Endpoint-MAC-Adressen, Zeitzone, Domainname, Aktivitätsprotokolle, Hardwaretyp)
  • Konferenzinformationen (Titel, Datum, Uhrzeit, Dauer, Anzahl Meetings, Anzahl Teilnehmer, Gastgebername, Bildschirmauflösung, Einwahlmethode, Diagnoseinformationen)
  • Unterstützungsleistungen / Support (Name, E-Mailadresse, Telefonnummer, Authentifizierungsinformationen, Systeminformationen, Error-Logfiles)
  • Präsentationsmaterial, das als Teil der Konferenz verwendet wird
  • Dateiverweise, Sachnummern und andere für Rechnungszwecke angeforderte Referenzen
  • Aufnahmen zum Zwecke der Wiedergabe, Bearbeitung und Transkription
  • Zugriffs- und Administrationsrechte für Online-Self-Service-Produkte
  • Feedback zur Benutzerbeurteilung während der Konferenz zu Qualitäts- und Überwachungszwecken
  • Aufzeichnungen aller eingehenden und ausgehenden Kontakte für Monitoring, Training, Coaching
    und Qualitätszwecke
  • Andere Daten, die gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und anderen Informationen erforderlich sind, die von dem Nutzer freiwillig durch die Nutzung der von den Datenexporteuren bereitgestellten Dienste offengelegt werden

Die Voreinstellungen werden vonseiten der HDP GmbH so getroffen, dass keine Text-, Audio- und Videodaten von Ihnen verarbeitet werden, ohne dass Sie selbst diese Verarbeitung veranlassen.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt dies?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) bis f) der DSGVO.

Nach den getroffenen Voreinstellungen werden grundsätzlich nur die personenbezogenen Text-, Audio- und Videodaten in einem Webmeeting verarbeitet. Ausnahmsweise werden auch die personenbe- zogenen Text-, Audio- und Videodaten von den Teilnehmenden erhoben und ggf. gespeichert, wenn sich diese durch Auslösen der entsprechenden Funktionen per Chat- oder Video in das Webmeeting einbringen.

Die Rechtsgrundlage ist insoweit Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, die Sie durch das Betätigen der entsprechenden Funktionen in „Cisco Webex“ konkludent erklären.

Möchte der Organisator des Webmeetings ein Webmeeting aufzeichnen, werden Sie gesondert um Ihre diesbezügliche Einwilligung gebeten. Verweigern Sie diese, kann dies zur Folge haben, dass Sie an dem Webmeeting nicht teilnehmen können. Sie haben aber in jedem Fall die Möglichkeit, die Aufzeichnung später anzusehen, so dass Ihnen aus der Nicht-Erteilung keinerlei Nachteile entstehen.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit gegenüber der HDP GmbH widerrufen.

4. Wer erhält Kenntnis von Ihren Daten (Datenübermittlungen)?

 Ihre bei der Nutzung von WebEx erhobenen personenbezogenen Daten werden an folgende Empfänger außerhalb der HDP GmbH weitergegeben:

  • Telekom Deutschland GmbH auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO
  • Cisco Systems, Inc. als Subunternehmer

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.

5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

„Cisco Webex“ ist ein Service der Cisco Systems, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten findet gleichwohl nur in Bezug auf die für die Vertragserfüllung erforderlichen Daten in einem Drittland statt.

Der Service „Cisco Webex“ wird technisch über Server in verschiedenen, weltweitverteilten Rechenzentren betrieben. Alle Inhalte die Teilnehmende über „Cisco Webex“ teilen (z.B. Texte, Dokumente, Bilder, Chats) werden verschlüsselt übertragen und verschlüsselt auf Servern in der EU gespeichert.

Die Telekom Deutschland GmbH hat mit der als Subunternehmer eingesetzten Firma Cisco Systems, Inc. Standardvertragsklauseln vereinbart, durch welche für die in einem Drittland verarbeiteten personenbezogenen Daten zur Vertragsabwicklung nach Maßgabe des Art. 46 DSGVO geeignete Garantien bestehen.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert (Speicherdauer)?

Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden bis zum Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung oder nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert und dann gelöscht.

7. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Nach der DSGVO stehen Ihnen unter den im Gesetz genannten Voraussetzungen folgende Rechte zu: Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).

8. Ihr Beschwerderecht

Sollten Sie der Ansicht sein, bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Ihren Rechten verletzt worden zu sein, können Sie sich auch an die für die HDP GmbH zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz Prof. Dr. Dieter Kugelmann
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz
poststelle@datenschutz.rlp.de

https://www.datenschutz.rlp.de/de/startseite/

06731 990-0
Kontakt@HDPGmbH.de
zu Kontaktseite

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