Information nach Art. 13 DSGVO zum Videokonferenzsystem Cisco Webex

Die HDP GmbH verarbeitet personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Durchführung von Webmeetings (Videokonferenzen, Telefonkonferenzen, Online-Meetings) unter Einsatz von „Cisco Webex“.

„Cisco Webex“ wurde von der HDP GmbH über die Telekom Deutschland GmbH beschafft. Die Webex Konferenz- und Kollaborationslösungen werden durch die Firma Cisco Systems, Inc. mit Hauptsitz in den USA erbracht. Zwischen der HDP GmbH und der Telekom wurde eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) geschlossen.

Darüber hinaus gelten die Datenschutzerklärungen der „Telekom Deutschland GmbH“ (Telekom Deutschland GmbH), sowie der Firma „Cisco Systems, Inc.“ (Cisco Systems, Inc.).

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist:
HDP Gesellschaft für ganzheitliche Datenverarbeitung mbH, vertreten durch den Geschäftsführer Marcus May
Karl-Heinz-Kipp-Straße 24
55232 Alzey

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
datenschutz@hdpgmbh.de 

2. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Cisco Webex“ werden verschiedene Arten personenbezogener Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt dabei davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Webmeeting machen und welche Einstellungen Sie vornehmen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

  • Registrierungsinformationen: E-Mail-Adresse, Aktivierungscodes, Konferenzcodes, Benutzername, Kennwort, Vorname, Nachname, Firmenname, Organisations-ID
  • Konfigurations- und Kommunikationsdaten: Gerätename, Geoinformationen, IP-Adresse, Typ und Version des Betriebssystems, Client Version, MAC-Adresse des genutzten Clients, Zeitzone, Domainname, Aktivitätsprotokolle, Hardwaretyp
  • Konferenzinformationen: Titel des Meetings, Datum, Uhrzeit, Dauer des Meetings, Anzahl der Teilnehmer, Gastgebername, Bildschirmauflösung, Einwahlmethode, Diagnoseinformationen
  • Bei Einwahl mit dem Telefon: ein- und ausgehende Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit
  • Text-, Audio- und Videodateien: Sie haben gegebenenfalls die Möglichkeit, in einem Webmeeting die Chat-, Fragen- und Umfragefunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Webmeeting anzuzeigen und gegebenenfalls aufzuzeichnen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgerätes sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgerätes verarbeitet. Sie können die Kamera und das Mikrofon jederzeit selbst über die „Cisco Webex“ Applikationen abschalten bzw. stumm stellen. Die Voreinstellungen werden vonseiten der HDP GmbH so getroffen, dass keine Text-, Audio- und Videodaten von Ihnen verarbeitet werden, ohne dass Sie dieses selbst veranlasst haben.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt dies?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) und f) der DSGVO.

Nach den getroffenen Voreinstellungen werden grundsätzlich nur die personenbezogenen Text-, Audio- und Videodaten in einem Webmeeting verarbeitet. Ausnahmsweise werden auch die personenbe-zogenen Text-, Audio- und Videodaten von den Teilnehmenden erhoben und ggf. gespeichert, wenn sich diese durch Auslösen der entsprechenden Funktionen per Chat- oder Video in das Webmeeting einbringen.

Die Rechtsgrundlage ist insoweit Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, die Sie durch das Betätigen der entsprechenden Funktionen in „Cisco Webex“ konkludent erklären.

Möchte der Organisator des Webmeetings ein Webmeeting aufzeichnen, werden Sie gesondert um Ihre diesbezügliche Einwilligung gebeten. Verweigern Sie diese, kann dies zur Folge haben, dass Sie an dem Webmeeting nicht teilnehmen können. Sie haben aber in jedem Fall die Möglichkeit, die Aufzeichnung später anzusehen, so dass Ihnen aus der Nicht-Erteilung keinerlei Nachteile entstehen.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit gegenüber der HDP GmbH widerrufen.

4. Wer erhält Kenntnis von Ihren Daten (Datenübermittlungen)?

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Webmeetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht explizit zur Weitergabe bestimmt sind.

Die mit der technischen Realisierung des Services „Cisco Webex“ beauftragten Firmen

  • Telekom Deutschland GmbH als Auftragsverarbeiter und
  • Cisco Systems, Inc. als Subunternehmer

erhalten notwendigerweise Kenntnis von den obengenannten Daten, soweit dies im Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorgesehen und erforderlich ist.

5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

„Cisco Webex“ ist ein Service der Cisco Systems, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten findet gleichwohl nur in Bezug auf die für die Vertragserfüllung erforderlichen Daten in einem Drittland statt.

Der Service „Cisco Webex“ wird technisch über Server in verschiedenen, weltweitverteilten Rechenzentren betrieben. Alle Inhalte die Teilnehmende über „Cisco Webex“ teilen (z.B. Texte, Dokumente, Bilder, Chats) werden verschlüsselt übertragen und verschlüsselt auf Servern in der EU gespeichert.

Die Telekom Deutschland GmbH hat mit der als Subunternehmer eingesetzten Firma Cisco Systems, Inc. Standardvertragsklauseln vereinbart, durch welche für die in einem Drittland verarbeiteten personenbezogenen Daten zur Vertragsabwicklung nach Maßgabe des Art. 46 DSGVO geeignete Garantien bestehen.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert (Speicherdauer)?

Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden bis zum Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung oder nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert.

7. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die Sie betreffen und die wir verarbeiten (Art. 15 DS-GVO). Darüber hinaus haben Sie auch das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) Ihrer personenbezogenen Daten. Dafür müssen allerdings die Voraussetzungen dieser Vorschriften erfüllt sein.

8. Ihr Widerrufsrecht

Soweit die Datenverarbeitung mit Ihrer Einwilligung vorgenommen wurde, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Allerdings gilt der Widerruf Ihrer Einwilligung nur für die Zukunft und nicht für die Vergangenheit. Die bis zu dem Zeitpunkt Ihres Widerrufs vorgenommene Datenverarbeitung bleibt damit rechtmäßig.

Den Widerruf müssen Sie gegenüber der HDP GmbH erklären. Sie finden unsere Kontaktdaten unter "1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?" dieser Datenschutzhinweise.

9. Ihr Beschwerderecht
Sollten Sie der Ansicht sein, bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Ihren Rechten verletzt worden zu sein, können Sie sich auch an die für die HDP GmbH zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Prof. Dr. Dieter Kugelmann
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz
poststelle@datenschutz.rlp.de 
https://www.datenschutz.rlp.de/de/startseite/

 
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